Meine Tools: Womit ich arbeite, Andreas Kraus

Vorab

Wonach ich auswähle.

Software wird selten wegen ihrer Funktionsliste zum Problem, sondern wegen dem, was man beim Kauf nicht sieht. Vier Fragen stelle ich deshalb vor jeder Entscheidung.

Komme ich wieder heraus?

Lassen sich meine Daten vollständig exportieren, in einem Format, mit dem ein anderes System etwas anfangen kann? Wenn nicht, ist der Preis nicht die monatliche Gebühr, sondern die Abhängigkeit.

Was kostet die Einführung?

Die Lizenz steht auf der Website, der Aufwand für Einrichtung, Datenübernahme und Schulung nicht. Bei größeren Systemen ist das der weitaus größere Posten.

Hält es österreichischem Recht stand?

Rechnungslegung, Registrierkasse, Aufbewahrungsfristen, Datenschutz. Vieles ist für den deutschen Markt gebaut und passt zu 90 Prozent — die restlichen 10 Prozent sind die teuren.

Gibt es das Unternehmen in drei Jahren noch?

Bei Software, die einen Geschäftsprozess trägt, ist das keine akademische Frage. Lieber etwas Eingeführtes als das Neueste.

Die Werkzeuge

Drei Aufgaben, drei Werkzeuge.

Fonio

Telefonie

Ein KI-Assistent, der ans Telefon geht, wenn gerade niemand abheben kann.

Der teuerste Anruf ist der, den niemand annimmt. Wer allein oder im kleinen Team arbeitet, sitzt zwangsläufig irgendwann in einem Termin, während ein Erstkontakt anruft — und der ruft selten ein zweites Mal an. Fonio nimmt ab, fragt nach, hält fest, worum es geht, und bucht bei Bedarf gleich einen Termin.

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Lohnt sich, wenn

Dein Erstkontakt kommt häufig über das Telefon
Du bist allein oder zu zweit und oft in Terminen
Anfragen gehen verloren, weil niemand abhebt

Eher nicht, wenn

Wenn das erste Gespräch bei dir der eigentliche Verkauf ist. Eine Beratung, die am Telefon beginnt, gehört nicht an einen Assistenten — da nimmt man lieber später zurück.

Preislogik: Monatliches Abo, gestaffelt nach Gesprächsvolumen.
Worauf zu achten ist: Anrufe werden mitgeschnitten und transkribiert. Das gehört in die Datenschutzerklärung und braucht eine Ansage zu Beginn des Gesprächs — zwei Sätze, aber ohne sie geht es nicht.

Odoo

Unternehmenssoftware

Ein System für CRM, Buchhaltung, Projekte, Zeiterfassung, Rechnungen und Lager statt sechs einzelner.

Die meisten wachsenden Unternehmen betreiben irgendwann ein halbes Dutzend Insellösungen, die über Automatisierungen zusammengeklebt sind. Das funktioniert, bis eine davon ihre Schnittstelle ändert. Odoo löst das anders: ein Datenbestand, auf den alle Bereiche zugreifen. Der Kunde im CRM ist derselbe Datensatz wie der auf der Rechnung.

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Lohnt sich, wenn

Mehrere Prozesse greifen ineinander: Vertrieb, Projekt, Abrechnung
Ab etwa fünf bis zehn Mitarbeitenden
Die Zettelwirtschaft zwischen den Werkzeugen kostet spürbar Zeit

Eher nicht, wenn

Für Einzelunternehmen mit zwanzig Rechnungen im Jahr. Da kostet die Einführung mehr, als sie je einspart — ein ordentliches Rechnungsprogramm genügt.

Preislogik: Die Community-Version ist quelloffen und kostenlos, die Enterprise-Version kostet pro Nutzer und Monat.
Worauf zu achten ist: Die Lizenz ist der kleinere Posten. Der eigentliche Aufwand ist die Einführung: Prozesse abbilden, Daten übernehmen, Leute schulen. Und für die österreichische Buchhaltung braucht es die passende Lokalisierung — das vorher klären, nicht nachher.

ablefy

Verkauf & Kurse

Checkout, Kursplattform, Mitgliederbereich und Zahlungsabwicklung in einem — der Nachfolger von elopage.

Digitale Produkte zu verkaufen ist technisch schnell gelöst. Woran es scheitert, ist die Abrechnung: Umsatzsteuer über Ländergrenzen, Rechnungen, Gutschriften, Ratenzahlungen, Affiliates. ablefy nimmt einem das ab — im Reseller-Modell tritt die Plattform als Verkäufer auf und übernimmt die Steuerthematik gleich mit.

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Lohnt sich, wenn

Du verkaufst Kurse, Mitgliedschaften oder digitale Produkte
Deine Käufer:innen sitzen in mehreren Ländern
Du willst Rechnungen und Umsatzsteuer nicht selbst abbilden

Eher nicht, wenn

Wenn du reine Dienstleistung verkaufst und keine digitalen Produkte hast. Dann zahlst du für eine Infrastruktur, die leer steht.

Preislogik: Grundgebühr plus Anteil am Umsatz, je nach Modell unterschiedlich gewichtet.
Worauf zu achten ist: elopage ist in ablefy aufgegangen, die alten Weiterleitungen laufen aus. Wer noch elopage-Links in Mailings, PDFs oder auf der Website stehen hat, sollte sie jetzt tauschen.

Transparenz

Was du über diese Seite wissen solltest.

Ich werde regelmäßig gefragt, womit ich arbeite. Diese Seite ist die Antwort, damit ich sie nicht jedes Mal einzeln geben muss. Sie ist keine Marktübersicht: Es fehlen Werkzeuge, die genauso gut sind, und es stehen welche darauf, die für dich das Falsche sein können.

Preise, Funktionsumfang und Bedingungen ändern sich — deshalb stehen hier keine konkreten Beträge, sondern nur die Preislogik. Was aktuell gilt, steht beim jeweiligen Anbieter.

Und der wichtigste Satz: Ein Werkzeug löst kein Prozessproblem. Wer einen unklaren Ablauf in eine Software gießt, hat danach einen unklaren Ablauf in einer Software. Die Reihenfolge ist umgekehrt.

Womit ich tatsächlich arbeite.

Wonach ich auswähle.

Komme ich wieder heraus?

Was kostet die Einführung?

Hält es österreichischem Recht stand?

Gibt es das Unternehmen in drei Jahren noch?

Drei Aufgaben, drei Werkzeuge.

Fonio

Lohnt sich, wenn

Eher nicht, wenn

Odoo

Lohnt sich, wenn

Eher nicht, wenn

ablefy

Lohnt sich, wenn

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Was du über diese Seite wissen solltest.

Welches davon in deine Lage passt?